Afinal, Plano de ação, para quê?

Por que um Plano de ação?

Todos nós utilizamos em nossos projetos, seja ele pequeno, médio ou grande, algum tipo de planejamento, indo minimamente desde apenas escrever o que será feito, ou até mesmo utilizar grandes softwares de gestão para controlar áreas como custo, qualidade, prazos e escopo. Acerca disto tem uma máxima que diz: “Quem não planeja, faz duas vezes!”, acredito veementemente nisto.

O planejamento é uma das fases de qualquer projeto e um de seus produtos é o Plano de Ação (PA), onde nele constam as ações necessárias para alcançar o objetivo, para tal descreve informações como: ação, responsável, prazo e status. Neste artigo não me aterei a definição do melhor modelo de P.A, nem de seu devido preenchimento, mas quem mesmo assim o quiser, basta pesquisar 5w2h que encontrará uma infinidade de material sobre o assunto. Apresentarei a real necessidade em construir um plano, para aumentar as chances de sucesso de qualquer projeto.

A importância de um plano de ação

Se você quer saber o que realmente precisa ser feito, sem ter que ficar de um lado pro outro fazendo tarefas desnecessárias, perdido, Muito BEM!!! Descobriu porque ter um Plano, além disso, o PA traz uma série de benefícios, discorro abaixo alguns dos mais importantes, que nem sempre são disseminados:

• Auxilia a chegar no objetivo, por meio de ações direcionadas, relevantes e factíveis.
• Conduz toda a equipe a um propósito em comum, diminui problemas de não entendimento entre as partes e de comunicação por meio da transparência.
• Coloca temporalidade as ações, de acordo com as necessidades do projeto enfatizando e definindo prazos.
• Engaja o time, uma boa prática é fazer reunião de alinhamento com os envolvidos na hora de confeccioná-lo, ajustando-o às capacidades de cada membro.
• Refuta e critica as ideias com reuniões de brainstorming, tendo lemas como abertura à criatividade e respeito a todas as ideias, sendo mandatória.

Quando fazer um plano?

O plano deve ser feito toda vez que o Líder do projeto entender necessário, para chegar ao ponto desejado, colocando nele todos os recursos suficientes a atingir um bom resultado, mas todo cuidado é pouco, e menos é mais, atenção para não colocar ações fúteis, informações exageradas e palavras de difícil compreensão, já vi casos em que perdeu-se tempo e dinheiro da CIA porque o plano era tão detalhado que demorou-se muito para ser efetivamente executado.

Dicas preciosas

Agora que já sabemos porque e quando usar um PA, coloco alguns pontos em negrito, para seu SUCESSO.

• Tenha muito claro para todas as partes interessadas o objetivo do plano.
• O campo “O QUE” é para descrever ação, por exemplo: reduzir custo. Evite colocar na ação descrições de como fazer, para isso utilize o campo “COMO”, que remete a maneira, jeito, forma.
• Coloque “UM” responsável para a ação, cachorro que tem dois donos morre de fome, ou come duas vezes.
• Faça reuniões periódicas para verificar a evolução das ações, interessante ser sempre na mesma frequência, por exemplo: toda sexta às 15H.
• Delegue as ações, descentralize o poder, faça da sua equipe parte fundamental para o processo rodar, não você.
• Respeite as justificativas, sempre enfatizando o trabalho e não a pessoa, gerando impessoalidade. Busque alternativas junto aos membros, mude se for preciso.

Então é isso, busque excelência em seu projeto por meio de um plano de ação realmente efetivo.