Diversos estudos apontam que as falhas na comunicação figuram entre as principais causas que contribuem no fracasso de um projeto. Esse artigo visa reforçar alguns cuidados para não se cair nessa armadilha e contém algumas dicas para contribuir com o sucesso do seu projeto.
Parece óbvio, mas não custa repassar que Comunicação refere-se a troca de informações, intencionais ou involuntárias. As informações trocadas podem estar em forma de ideias, instruções ou emoções e podem ser Em forma escrita (meios físicos ou eletrônicos), falados (presenciais ou remotos), formais ou informais: (documentos formais ou em mídia social), por meio de gestos (Tom de voz, expressões faciais e corporais), através de mídias (Imagens, ações) ou mesmo a escolha de palavras, que Escolha de palavras, pois há mais de uma opção para expressar uma ideia, podendo haver diferenças sutis no significado de cada uma dessas palavras.
Portanto a comunicação é uma necessidade para todos os que orbitam o projeto, mas por que se fazem necessários tantos cuidados com esses aspectos? Listo abaixo:
Por isso, seguem algumas boas práticas para as etapas do projeto, estimando uma comunicação fluida:
Um ponto fundamental é o alinhamento de expectativas. A 6ª edição do Guia PMBOK apresenta num dos primeiros processos a Identificação dos Stakeholders, também conhecidas como Partes Interessadas do projeto. Para PORTER (1985) são os diversos públicos interessados ou direta/indiretamente afetados pelas ações da empresa.
Essa projeção das expectativas será refinada em todo o ciclo de vida do projeto. Destaco alguns exemplos aplicados a diferentes partes interessadas: o que o patrocinador (sponsor) espera como retorno ao investimento realizado? O que os clientes projetam como benefício daquela iniciativa a qual estão sendo envolvidos? O que os funcionários esperam ao contribuir e se engajar naquele projeto? O que os acionistas (shareholders) esperam de valor recebido quando implementado o projeto? Destacamos que o rol de stakeholders, assim como sua influência e impacto, também se modificam com andamento do projeto.
Uma técnica simples e dinâmica é a adaptação do método 6W2H voltado à comunicação, descrito na tabela abaixo:
What? | O que? Qual informação |
Why? | Por que? Com qual propósito |
Who? | Quem é o responsável? |
Whom? | Para quem? Quem precisa da informação |
When? | Quando serão necessárias e qual periodicidade |
Where? | Onde ocorrerão ou serão armazenadas |
How? | Como? Template, Procedimentos, Melhores práticas |
How Much | Quanto custa? Qual o investimento? Qual o retorno esperado? |
A equipe do projeto precisa considerar nessa etapa a estrutura de ativos de processos organizacionais (como políticas, diretrizes e procedimentos; ativos e requisitos de comunicação e base de conhecimento dos projetos passados) e fatores ambientais (cultura e estrutura organizacional; condições do mercado; Termos e condições usuais para produtos, serviços). A leitura correta desses aspectos pode formatar um planejamento adequado, adaptável com as etapas seguintes.
Os fatores de comunicação precisam constar no Termo de Abertura do Projeto (TAP) e no Business Case (que identifica os objetivos do projeto e fornece informações necessárias do ponto de vista do negócio para avaliar se o projeto justifica ou não o investimento) para documentar o que se espera do projeto. Aqui a comunicação se conecta a outras áreas de conhecimento, como Escopo (o que será feito), Tempo (quais as etapas e entregas), Custos (investimentos e gestão financeira), Qualidade (padrões estimados) para documentar junto às Partes interessadas o que se espera do projeto.
Pensando na equipe do projeto, é fundamental que a estrutura planejada (e que será desenvolvida ao longo da execução) também deixe clara os papeis e responsabilidades em âmbito estratégico, tático e operacional. A Matriz RACI (cujos conceitos estão descritos na figura abaixo) é uma ferramenta que pode auxiliar tanto nos registros quanto na comunicação.
O gerente de projetos aplica muito do seu tempo em comunicação com a equipe, partes interessadas, clientes, patrocinador e gerência sênior. Um dos seus papéis mais importantes é fazer com que todos os envolvidos entendam como as comunicações afetam o projeto. Para se ter uma dimensão disso, o gerente de projeto está 90% do seu tempo realizando alguma atividade que envolva comunicação.
Nessa etapa é importante que os gestores façam as diversas medições para se monitorar qual o status do projeto, considerando seus diversos indicadores, como custos, recursos, cronograma, escopo, baseados em informações exatas, confiáveis e tangíveis. Mas há fatores intangíveis, como clima organizacional, fatores externos e eventos que podem afetar o moral dos times. Para tal, as lideranças precisam manter aceso o senso de propósito, pois ainda que sejam aplicadas as melhores técnicas e metodologias de trabalho, os softwares mais modernos e as equipes mais capacitadas, o engajamento que faz toda a diferença no alcance dos resultados.
Todos os aspectos de comunicação do projeto, seja por meio de sistemas, mensagens, reuniões, dentre outros, precisam ser desenvolvidos com base em feedback, seguindo a estrutura abaixo.
Todos os profissionais envolvidos precisam ser imbuídos de uma atitude para garantir que, quando emissores, se a mensagem foi entendida pelo receptores. Quando receptores, se foi recebida de forma clara e que permita conforto para o desenvolvimento das suas atividades. Ou seja: dar e receber Feedback é bom e nunca sai de moda. Treinamentos em soft skills (habilidades não-técnicas) de comunicação, liderança, organização, resiliência, iniciativa e pensamento crítico podem ser vetores de sucesso nessas interações.
O resultado de um projeto, seja bem-sucedido ou fracassado, precisa ser comunicado de forma adequada para cada grupo de stakeholders. A reposta precisa estar alinhada com as expectativas descritas na abertura. Se fez necessário a quem comunica que capte, tanto de forma objetiva quanto de maneira subjetiva, os resultados de tais interações. Esse aprendizado é fundamental pensando tanto no desenvolvimento profissionais quanto pessoal dos envolvidos.
As lições aprendidas também passam por aspectos de comunicação. Os ativos de processos organizacionais do guia PMBOK e os Princípios, Temas e Processos da Metodologia Prince2 consideram os repositórios de informações, especialmente de projetos anteriores. Uma estrutura de registro da comunicação se faz necessária de forma a retroalimentar a base de inteligência corporativa.
Dessa forma os aprendizados terão foco não nas falhas, mas nas oportunidades de se produzir novos projetos ainda melhores.
Baixe documentos auxiliares da JM Gestão que poderão te ajudar neste tema, nos links abaixo:
