Da mesma forma, para minha surpresa, são comuns os depoimentos dos alunos que não recebem feedback, ou que recebem algo que nem de longe se parece com um feedback ou que recebem feedbacks desastrosos. Para ser justo, também recebo depoimentos excelentes. Reunindo esses insumos, somado ao que vivencio e pratico como gestor de equipe, pensei nesse artigo.
Avaliando sob a ótica da comunicação, é uma verdade, pois a troca de informações, percepções e devolutivas das mais simples poderia se enquadrar dessa forma. Mas o feedback, para fins desenvolvimento profissional, vai muito além disso. Estamos tratando de um feedback estruturado, que considera um “retrato” do profissional num momento presente, alinhado com o gestor, estimando uma evolução num horizonte futuro, com um prazo alinhado entre as partes. Um ciclo de feedback, de forma contínua, se constitui num contrato, que se bem conduzido e cumprido entre as partes, possui benefícios mútuos e amplos para pessoas, equipes e organizações.
Inicialmente ia seguir a linha de boas práticas e cuidados para realizar um bom feedback. Mas estaria restrito a um lugar comum. Mas tive um insight para reunir um roteiro que permitisse aproveitar ao máximo essa poderosa técnica. E nada melhor do que fundir outras técnicas para criar algo ainda mais exponencial.
Os profissionais que atuam com Gestão pela Qualidade ou que conhecem suas técnicas certamente estão familiarizados com o ciclo PDCA, também conhecido como ciclo de melhoria contínua ou ciclo de Deming.
Normalmente é aplicado como um método para resolução de problemas ou para promover a melhoria contínua, também associado a processos operacionais e projetos. Seu sucesso é reconhecido, sendo amplamente utilizado em organizações em todo o planeta. Destaca-se por sua simplicidade em entendimento e aplicação. A figura abaixo traduz o acrônimo para português e demostra o conceito como um ciclo contínuo.
Mas o que isso tem a ver com Feedback? Absolutamente tudo! Pra começar, um conceito fundamental do feedback é proporcionar mudanças. Ao receber feedback, o profissional tem a oportunidade de avaliar uma situação apresentada, seja algo para melhorar, corrigir ou até mesmo reforçar comportamentos e boas práticas que podem ser replicados em outras situações. Utilizarei as etapas do PDCA como fases do feedback, tanto para líderes quanto para liderados, visando a ampliação dos conceitos.
O sucesso começa com um bom planejamento. No caso do feedback, numa boa preparação. O líder precisa comunicar aos liderados com antecedência da realização do feedback, que precisa ter dia e hora para acontecer. Esse tempo de antecedência precisa ser suficiente para o líder listar tanto os pontos positivos quanto aos pontos a melhorar dos seus liderados. O mesmo exercício de autoanálise deve ser realizado pelo liderado.
O local da conversa deve ser tranquilo e livre de interrupções. Isso vale tanto pro ambiente físico quanto para o virtual, cada um com suas cautelas. Trata-se de um momento de troca específico e que não acontece todo dia.
Ambos os pontos – fortes e a aprimorar – precisam estar tangibilizados por meio de evidências, podendo ser, mas não limitadas, a situações, atitudes e entregas.
Agora é pra valer. Normalmente o líder emite suas opiniões com calma, clareza e nunca antecedidas de expressões como “eu acho” ou que expressem incerteza. O gestor precisa ter a certeza de que suas opiniões foram acolhidas pelo funcionário. Acolher não significa concordar cegamente, mas que houve clareza no recebimento da mensagem em forma e conteúdo. Dúvidas precisam ser esclarecidas para haver um alinhamento e seguir em frente com a dinâmica sem ruídos.
Aqui começam a ser realizados os acordos quanto a ações que o liderado considere importantes de forma a evoluir com base nos alinhamentos do feedback. As ações que não dependem meramente de atitudes do liderado, mas de capacitação ou recursos, podem contar com o apoio do gestor. Uma boa prática é a elaboração de um Plano de Desenvolvimento Individual – PDI. Basicamente contém uma lista das ações previstas, recursos necessários e um cronograma. O link acima encaminha para um artigo interessante com maiores detalhes.
Aqui o líder não fica sentado cobrando e esperando que o liderado adote as ações combinadas. Ocorre todo um processo de desenvolvimento, que estima-se que seja a mais natural possível. O líder (aí sim) acompanha, avalia e retorna ao liderado quanto a esse progresso no cotidiano. A análise dos planos de ação pode ser medida nas interações do dia-a-dia com o time, clientes, gestores e também nas entregas.
O ciclo PDCA utiliza-se de indicadores para medir se o previsto está em vias de ser alcançado. Tais referenciais podem indicar correções positivas e ajustes de rota. Se a organização possuir ferramentas de gestão ou um processo estruturado de indicadores de desempenho ou de feedback, podem ser agregados nesse processo. A ausência de tais dispositivos de suporte não impede que ambos – líderes e liderado – tenham alinhado as formas de medição. Por exemplo: cursos e prazos listados no PDI, eventuais impedimentos para a obtenção de recursos.
Em tempo: tem um artigo aqui no JM que transmite superdicas para desenvolver um plano de ação.
Lembram que o PDCA é um ciclo contínuo? Então, o final de um ciclo de feedback é o início de um novo ciclo. Eventuais pendências do ciclo anterior, pontos a melhorar ou até mesmo com todos os planos de ação concluídos, são ponto de partida para um novo planejamento. As boas práticas se tornam aprendizados que podem ser replicados. Esse sucesso pode ser uma plataforma para novas evoluções e melhorias para o mesmo tema ou até mesmo pré-requisitos para novos desenvolvimentos. As causas que evitaram o êxito completo anterior podem ser analisadas para que sejam desenvolvidos novos planos de ação.
Por fim, o feedback pode ser utilizado para devolutivas para ações de reconhecimento profissional ou promoções, assim como embasar (quando não há desenvolvimento constatado) movimentações na equipe.
Quem conhece um pouco de feedback deve ter percebido que permeei algumas das metodologias utilizadas. Segue nesse link um ótimo resumo de três comumente utilizadas: sanduíche, SCI e pendleton.
Esse artigo não teve como objetivo exaurir os temas, pois há muitas subdivisões e variações para explorar. Mas fico feliz se tiver a honra de receber seu feedback a esse artigo, seja aqui pelo Blog do Gestor ou em minhas redes sociais.
